Orientações para apresentação de Eventos de Extensão

Das questões administrativas:

Todo evento de Extensão deverá ser formalizado na Gerência de Extensão para apreciação e aprovação das partes responsáveis, mesmo que não tenham custos, pois no momento em que o projeto for aprovado a instituição se torna responsável por qualquer problema que venha ocorrer durante a sua realização.

Todo projeto deverá ser preenchido em Formulário próprio de Projetos de Extensão que deverá vir anexado no projeto principal. (Este documento se encontra no site).

Os prazos para a viabilização dos Projetos obedecerão aos seguintes critérios:  

• Eventos de Extensão sem custos financeiros que demandam reserva de veículos da instituição, reserva do salão social, dentre outros, deverão ser apresentados com 10 dias de antecedência da realização do mesmo;  
• Eventos de Extensão sem custos financeiros que não demandam reservas de veículos, reserva do salão social, dentre outros, deverão ser apresentados com 05 dias para apreciação e aprovação dos mesmos;  
• Eventos que demandam custos financeiros:

1. Simpósios, Workshop, Oficinas, Seminários, Semana Acadêmica, Cursos de capacitação para alunos, mini cursos, Jornadas (exceto a jornada técnica científica), dentre outros, deverão apresentar o projeto no mínimo 60 dias de antecedência para apreciação e aprovação dos responsáveis e providências dos da aquisição dos serviços que serão utilizados.  

1. Caso a instituição não possua ata para aquisição dos materiais/serviços necessários para a realização do evento, será necessário que os responsáveis apresentem três orçamentos dos serviços/materiais a serem utilizados. 

1. Lembrando que, o projeto que ultrapassar a 7.999,99 deverá ser adquirido através de processo licitatório, caso não tenhamos atas que contemplem o projeto, o mesmo demora de 3 a 4 meses para sua finalização.

Das questões pedagógicas:

a) Caso o evento seja cancelado por qualquer motivo, o gestor deverá comunicar a gerência o mais rápido possível, principalmente os que demandam recursos financeiros.

b) No caso do gestor não informar o cancelamento do evento e estes demandarem custos financeiros e estes recursos terem sidos adquiridos, o gestor do evento deverá ressarcir as despesas à instituição através de GRU, salvo se o evento for cancelado pelo diretor-geral do câmpus.

c) Os eventos que demandam certificação, o gestor do evento será responsável em providenciar a relação dos alunos participantes e encaminhar a gerência de extensão para providências.

d) O relatório final do evento deve ser preenchido e entregue na gerência de extensão até 5 dias após a sua realização.

e) Todos os eventos devem ser registrados com fotos e após a sua realização deve ser encaminhados à gerência de extensão em pendrive ou e-mail para registro e prestação de contas aos órgãos responsáveis.

f) Os casos omissos serão resolvidos por esta gerência, ouvidos, se necessários, o Diretor de Extensão.