Informes sobre armazenamento da conta Google
O e-mail institucional da Google, bem como suas outras ferramentas, é utilizado no IF Goiano desde 2012. Em 2023, já havíamos ocupado mais de 94% do espaço disponível na ferramenta. Essa ocupação foi impulsionada principalmente pela utilização do recurso de gravação do Google Meet durante a pandemia.
Para evitar que o e-mail institucional parasse de funcionar foi adquirido mais espaço de armazenamento. Contudo, se não fosse definido um tamanho máximo por conta Google, esse espaço seria ocupado rapidamente, resultando no mesmo problema.
Nesse contexto, após estudo técnico, foi definida uma quota máxima da 50GB para contas institucionais de servidores e 5GB para contas institucionais de estudantes. Tal recomendação foi acatada pelo comitê gestor da Instituição. Saiba mais sobre o assunto nas perguntas e respostas a seguir.
Quem pode utilizar o e-mail institucional?
Segundo a Norma de Uso do E-mail Institucional:
“5.1 Terá direito à criação de e-mail institucional de uso individual sob domínio ifgoiano.edu.br ou estudante.ifgoiano.edu.br, com vínculo institucional ativo:
- a) Servidores do IF Goiano.
- b) Estagiários do IF Goiano.
- c) Professores substitutos ou temporários, pesquisadores, colaboração técnica e bolsistas.
- d) Estudantes do IF Goiano (estudantes menores de idade deverão ter autorização dos responsáveis legais).
- e) Terceirizados (prestadores de serviço), desde que o e-mail seja necessário para cumprir suas funções.
5.2 Terá direito à criação de e-mail institucional de uso departamental:
- a) Unidades Administrativas do IF Goiano;
- b) Projetos e eventos institucionais, enquanto estiverem vigentes ou em execução.”
Quem pode utilizar o recurso de gravação no Google Meet?
As licenças foram aplicadas a todas as contas institucionais e um dos recursos habilitados foi o de gravação via Google Meet, portanto, o recurso está disponível para todos os usuários.
Todas as reuniões precisam ser gravadas?
Cada usuário pode optar por gravar ou não a reunião e a conta que iniciar a gravação terá a gravação salva em seu espaço de armazenamento. Destacamos que vídeos são arquivos que ocupam mais espaço. Recomendamos que as reuniões sejam documentadas através de atas de reunião e suas gravações sejam excluídas. Aulas de professores, por exemplo, podem ser gravadas em canais do YouTube, vinculados à conta Google, e não utilizam espaço da quota de armazenamento.
Quais as alternativas para reuniões gravadas? Existem outros espaços de armazenamento disponíveis no IF Goiano?
Sim. São eles:
- Teams e OneDrive.
- WebConferência da RNP (ConferênciaWeb - RNP): as gravações ficam disponíveis por 30 dias com opção de download. Para usar o serviço, basta escolher o IF Goiano na federação CAFe e usar as mesmas credenciais do SUAP.
- Como já informado, quem precisa de espaço para armazenar vídeos pode utilizar o canal do YouTube vinculado à conta Google. Lá é possível armazenar qualquer vídeo gratuitamente, sem utilizar o espaço de armazenamento da conta, definindo permissões de exibição.
Devo armazenar arquivos pessoais no Google Photos e Google Drive que acesso através do e-mail?
Esse uso é proibido, conforme Norma de Uso do E-mail Institucional do IF Goiano:
Item 5.4: “Os serviços de correio eletrônico são oferecidos como um recurso profissional para seus utilizadores no cumprimento de seus objetivos nas áreas de ensino, pesquisa, extensão, administração, comunicação e serviços”.
Item 5.5: “Cada usuário é responsável por utilizar os serviços de e-mail institucional de maneira profissional ou acadêmica, ética e legal”.
Que tipo de conteúdo consome o armazenamento na minha conta Google Institucional?
Todas as aplicações vinculadas à conta Google dividem o armazenamento disponível. Neste caso, e-mails no Gmail, arquivos no Google Drive, imagens no Google Photos, formulário no Google Forms consomem espaço de armazenamento. Vídeos salvos em canais do YouTube não utilizam espaço da quota de armazenamento.
O que acontece se eu ocupar todo o espaço de armazenamento da conta Google Institucional?
A ferramenta fica indisponível até que seja liberado espaço. Não será possível enviar/receber e-mail, salvar/editar arquivos no Google Drive ou Google Photos e assim por diante.
Como identificar o que está ocupando o meu espaço de armazenamento?
Uma forma de identificar é clicar no ícone da sua foto no e-mail e, sem seguida “gerenciar conta Google”. Na sequência, ir em “Pagamentos e Assinaturas – Armazenamento”. Esse local disponibilizará um gráfico (veja exemplo abaixo) mostrando onde seu armazenamento está compartilhado e o quanto você consome em cada ferramenta como Google Drive; Gmail e Google Fotos.
Como liberar o meu armazenamento disponível?
Uma vez identificado onde o seu consumo está maior, é necessário excluir e-mails antigos, apagar ou mover arquivos de vídeo ou imagem que ocupem mais espaço. Essas mídias podem ser alocadas para drives de equipe ou conta da Microsoft, por exemplo.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a Diretoria de Tecnologia da Informação do IF Goiano, pelo e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. .
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